Dan Gillmor, negli Stati Uniti, è un nome conosciuto. E’ il giornalista che per circa un decennio ha commentato le notizie sul mondo delle tecnologie dalla posizione migliore, ovvero dalle pagine del “quotidiano” della Silicon Valley: il San Jose Mercury News. E che, per questo motivo, ha avuto a che fare con quelli che, teoricamente, sono i migliori professionisti di relazioni pubbliche nello specifico settore dell’information technology.

Teoricamente. Perché a leggere la lettera che segue, pubblicata dallo stesso Dan Gillmor all’interno del sito SiliconValley.Com, si direbbe - dopo aver ascoltato per anni le lamentele dei giornalisti italiani sull’argomento - che la professionalità, purtroppo, continua a essere una merce rara.

Ho cercato di tradurre il testo rispettando il senso dell’originale. Il tutte le occasioni in cui c’è un riferimento a qualcosa di tipicamente americano - come lo US Mail, il servizio postale - ho utilizzato il nostro equivalente.

Lettera ai professonisti di relazioni pubbliche

Cari PR,

Le relazioni pubbliche nel settore delle tecnologie devono essere un lavoro incredibilmente difficile. Da un lato, ci sono dei clienti molto esigenti, e dall’altro, dei giornalisti molto impazienti. Stretto nel mezzo, il PR deve conservare il proprio senso dello humor.

Ricevo una quantità enorme di richieste e proposte da PR professionisti. Molti ignorano le mie preferenze, che ho ripetuto più volte.

Alcuni suggerimenti importanti:

• Per favore, non telefonate, a meno che non stiate rispondendo a una mia richiesta. Le eccezioni a questa regola sono estremamente rare.
• Se chiamate e dovete lasciare un messaggio sulla segreteria, iniziate - per favore - ripetendo il vostro numero di telefono.
• Per favore, non inviate fax, a meno che non sia stato io a chiederlo. Viaggio molto, ed è difficile che riesca a vedere il vostro fax “urgente”.
• La posta è il modo più inutile di contattarmi. Non apro mai le buste dove non compare l’indirizzo del mittente. Se proprio dovete inviare una lettera, scrivete in stampatello sulla busta qualcosa che spieghi cos’è il contenuto, un po’ come il titolo di un e-mail.
• Non mandate scatole che contengono chip di polistirolo espanso, che inquinano l’ambiente e sono comunque fastidiosi.
• Non mandare mai, ripeto mai, regali.
• Per favore, non mandate dei prodotti da provare, a meno che non sia stato io a richiederli.
• In generale, spedite semplicemente un e-mail al mio indirizzo del San Jose Mercury News (questa indicazione è superata, in quanto Dan ha lasciato il Mercury all’inizio di gennaio 2005, per creare un’azienda che si occupa di giornalismo “spontaneo”, sulla scia del successo del libro “We, the news”, di cui vi consiglio la lettura: qui trovate il PDF: http://www.oreilly.com/catalog/wemedia/book/index.csp).

Prima di spiegare le regole relative all’e-mail, lasciatemi ringraziare i PR che hanno compreso che preferisco essere contattato in questo modo. Io sono da solo e voi siete in tanti, e la mia mailbox è sempre strapiena di richieste e proposte.

Questi messaggi fanno a gara per catturare la mia attenzione, insieme a quelli dei lettori che commentano un articolo e di coloro che suggeriscono idee, e alla pletora di altre comunicazioni. Ogni giorno, finisco col leggere centinaia di messaggi.

Elimino immediatamente quelli che non interessano né a me né al San Jose Mercury News né a SiliconValley.com. Sono stupito dalla quantità di posta che arriva da persone che - evidentemente - non hanno mai letto né il quotidiano né il sito Web.

Non avrei nessun problema, avendone il tempo, a inoltrare i messaggi a chi di dovere, ma preferirei che i PR leggessero i miei articoli, per capire cosa faccio, prima di inviarmi una proposta. In redazione ci sono diversi giornalisti che scrivono di tecnologia, e nella maggior parte dei casi sono proprio gli altri i contatti giusti per le vostre storie.

Ma quelle che mi infastidiscono di più sono le cattive abitudini dei PR con l’e-mail.

Le mie regole:

• Usate un soggetto informativo. Un titolo come “comunicato stampa” è un ottimo candidato per il cestino.
• La prima schermata è fondamentale. Se quello che vedo è simile a un comunicato stampa, con le informazioni sui contatti e poco altro, è una perdita di tempo. Datemi un motivo per proseguire nella lettura.
• Come posso dirlo in modo cortese? A meno che non lo abbia richiesto espressamente, non inviatemi mai un allegato. Chiaro? Vi dico il perché.
  1. Gli allegati succhiano banda. Questo diventa un problema se sono in viaggio. Non è divertente sedere in una stanza d’albergo di Singapore e aspettare per un’ora che qualche mega di PowerPoint finisca nella mia casella di posta.
  2. Non sono sicuri. Gli allegati sono la migliore forma di trasporto per i virus che cercano di infettare i personal computer.
  3. Non sono necessari, con pochissime eccezioni. Un testo soddisfa quasi sempre ogni esigenza: tagliate e incollate le pagine di Word nel corpo del messaggio. Altrimenti, è poco probabile che le legga.
• Per favore, non inviate messaggi HTML. Non utilizza la stessa banda di un allegato, ma ne usa più del testo. Inoltre, non necessario, e ha il potenziale di essere pericoloso. Sfortunatamente, anche se Microsoft ci permette di inviare del testo, ha deciso di farci leggere dei messaggi HTML quando usiamo Outlook, che è quello che devo usare perché la mia azienda ha un server Exchange. Mi perdo qualcosa? C’è un modo per costringere Outlook a convertire HTML in testo?
• Una volta spedito l’e-mail, non chiamate per sapere se l’ho ricevuto, a meno che il messaggio torni indietro o ci siano altri motivi perché io non lo abbia ricevuto. Se non è per me, cercherò di inoltrarlo a chi si occupa di quello specifico argomento. E’ vero, con queste regole corro il rischio di perdere una buona idea per un articolo. Lo so, ma devo fare qualcosa per avere una vita decente, e questo è il massimo che vi posso offrire. Vi chiedo però di collaborare, quando ho bisogno di informazioni. Le PR non si possono limitare alla proposta di articoli, come ben sanno i veri professionisti, ma devono comprendere la capacità di rispondere anche alle domande dei giornalisti. Questi sono alcuni trucchi, che vi possono aiutare in questo compito.
• Assicuratevi che i siti dei vostri clienti offrano tutte le informazioni, e quindi non solo i comunicati stampa ma anche i link agli articoli delle diverse pubblicazioni, le bio e le foto ad alta risoluzione dei manager e informazioni dettagliate - comprese le foto e i video - dei prodotti, e tutto quello che potrebbe essere utile.
• Non nascondete le informazioni sui contatti PR all’interno del sito, in modo tale da renderle introvabili per chiunque non abbia una laurea in biblioteconomia. Io cerco prima la pagina “Azienda”, poi la pagina “Stampa” e poi quella “Contatti”. Può essere che ci sia una posizione più logica per queste informazioni, ma evitate di nasconderle.
• I giornalisti preferiscono parlare con i clienti e non con voi, dopo aver ricevuto le informazioni di background. La tempistica è la variabile fondamentale.
• Se dovete dire no, dite no. Non c’è nulla di peggio di un “forse” che va avanti per settimane.

In sintesi, comprendo le difficoltà del vostro lavoro, soprattutto quando avete a che fare con persone esigenti come i giornalisti. Spero che queste linee guida vi aiutino a ottenere più facilmente la mia attenzione.

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